PREGUNTAS FRECUENTES | odiseasoftware

PREGUNTAS SOBRE LA COMPRA DE ODISEA

P: Debo adquirir todos los módulos de ODISEA para que funcione?

R: No. El único módulo indispensable es el módulo básico. Los demás módulos se pueden adquirir opcionalmente, y se pueden incluir inmediatamente o adicionarse mas adelante.

P: Puede un módulo adicional funcionar sin el módulo básico?

R: No. La arquitectura de ODISEA requiere del módulo básico para el correcto funcionamiento de los demás módulos. Esto se debe al hecho de que la información siempre va relacionada con la historia de los pacientes, la cual es administrada por el módulo básico.

P: Qué soporte técnico se ofrece para el mantenimiento del producto?

R: Se ofrece soporte técnico para la solución de problemas por Whatsapp, vía telefónica o conexión remota al computador inicialmente. Si el problema no se logra solucionar por estos medios, se ofrece soporte técnico presencial, válido solo dentro de la ciudad de Bogota.

P: Qué garantía tiene el producto?

R: La garantía del producto es por seis (6) meses, contra errores o defectos de fabricación. Adicionalmente, la garantía incluye la instalación inicial del producto en el (los) computador(es) del cliente. En caso de desearse una garantía inicial de mayor duración, su costo puede ser pactado según el caso.

Una vez terminado el tiempo de garantía del producto, se ofrece la posibilidad de extender el servicio de soporte por un año adicional, a un precio que actualmente se encuentra en $100.000. Este valor incluye las actualizaciones del producto que surjan en ese tiempo. Es posible que dicho valor se ajuste en un futuro, de acuerdo con el IPC.

P: La garantía del producto incluye reinstalaciones del producto?

R: No. La garantía no incluye reinstalaciones del producto. La documentación contiene suficiente información como para que el cliente pueda reinstalar el producto por si mismo en caso de que así lo requiera. Si el cliente desea que ODISEA se encargue de la reinstalación, la visita correspondiente será facturada.

P: Como es el pago de ODISEA?

R: Solamente se paga por los módulos adquiridos. Lo normal es pagar contra la instalación del producto.

P: Quienes han comprado ODISEA?

R: Hasta la fecha, más de 500 clientes a nivel nacional han comprado ODISEA. De estos, aproximadamente 400 clientes se encuentran ubicados en Bogotá, y el resto se encuentra distribuido en diferentes ciudades y municipios de Colombia.

P: Existe retroactividad con respecto a la información para los módulos adquiridos con posterioridad a la compra inicial?

R: Si. Los módulos adquiridos con posterioridad a la compra inicial, inmediatamente toman toda la información anterior y la hacen disponible para ser utilizada dentro de sus funcionalidades.

P: Se puede solicitar algún cambio o mejora en el producto?

R: Se pueden solicitar mejoras o cambios, pero queda a discreción de ODISEA la decisión de incluirlas en el producto, de acuerdo con la conveniencia y tendencia del mercado. De igual forma, ODISEA se reserva el derecho de cobrar o no por los desarrollos necesarios, de acuerdo a la naturaleza de las mejoras o cambios.

P: Existe versión de ODISEA para médicos?

R: Si, existe una versión de ODISEA para médicos, que maneja historias clínicas, agenda de citas, formulación de medicamentos, manejo de imágenes, entre otros.

P: Se ofrece el servicio de migración de datos desde otra aplicación hacia ODISEA?

R: No, El motivo es que una migración de datos es un proceso demasiado complejo e implica procesos tales como: Equiparar tablas, campos, relaciones entre tablas, formato de los campos que conforman cada tabla, separación de apellidos y nombres, codificación de tablas no codificadas, ubicación y unificación de pacientes repetidos, eliminación de redundancias en la información (Normalización). Puede implicar muchos efectos secundarios, y cambios en la funcionalidad con respecto a la aplicación original.

PREGUNTAS SOBRE LA LEGALIDAD DE ODISEA

P: ODISEA está certificado por la Secretaria de Salud?

R: La Secretaria de Salud no es una entidad cuyo objetivo o alcance incluya la auditoria en temas tecnológicos, y no posee ni el conocimiento ni la autoridad para emitir certificaciones sobre temas tecnológicos. La SDS se limita a requerir el cumplimiento de ciertas normas mínimas en el manejo de las historias clínicas, que pueden ser cumplidas con la ayuda de los sistemas o sin ella. Sin embargo, ninguno de nuestros clientes ha tenido problemas con las visitas de la Secretaría de Salud en lo que a nuestro software se refiere.

P: Que requisitos de seguridad exige la Secretaria de Salud en el manejo de la información?

R: Cuando las historias clínicas se sistematizan, la SDS exige lo siguiente:

Software 100% Legal
Control de usuarios con contraseña
Imposibilidad de modificación de datos clínicos una vez registrados y verificados
Imposibilidad de borrar historias antes de 15 años de inactividad (conforme a la normatividad Archivo General de la Nación)
Generación de copias de respaldo

P: Estos requisitos son cumplidos por ODISEA?

R: Si. Estos requisitos son cumplidos por ODISEA.

P: Y que pasa si necesito cambiar la dirección o el teléfono de un paciente?

R: Dado que los datos de contacto pueden cambiar fácilmente en un paciente, ODISEA permite su actualización.

P: ODISEA es un software legal?

R: Si, ODISEA es un software 100% legal, diseñado y desarrollado totalmente por ingenieros colombianos con la asesoría de odontólogos colombianos.

P: Las convenciones utilizadas por ODISEA en los odontogramas son las exigidas por la legislación?

R: Las convenciones utilizadas por ODISEA en los odontogramas son totalmente personalizables, lo cual permite que se adapten a cualquier exigencia de la legislación.

P: Qué validez legal tienen las historias llevadas en computador?

R: En primer lugar es preciso resaltar que la Resolución 1995 de 1999 expedida por el entonces Ministerio de Salud, reconoció el derecho de los prestadores de servicios de salud a utilizar programas automatizados para el diligenciamiento y manejo de las historias clínicas, atendiendo las instrucciones establecidas en la Circular No 2 de 1997 expedida por el Archivo General de la Nación.

El artículo 18 de la Resolución en comento, establece que los equipos y soportes documentales deben estar provistos de mecanismos de seguridad que imposibiliten la incorporación de modificaciones a la historia clínica una vez se registren los datos. Debe protegerse la reserva de la historia clínica, imposibilitando el acceso a personal no autorizado para conocerla y adoptando las medidas necesarias para evitar la adulteración o destrucción de los registros en forma accidental o provocada.

En ese orden de ideas, los aspectos críticos con respecto al valor de la información médica en soporte digital son:

La identificación de la persona que generó la información en un documento médico.
Garantizar la inviolabilidad de lo que se generó en un momento dado.
Demostrar la secuencialidad de la información.

La Historia Clínica Digital presenta muchas ventajas en seguridad y garantías al paciente como:

Disponibilidad: Asegura que se pueda disponer de una copia de la historia clínica, mitigando el riesgo de pérdida de la misma.
Continuidad: El software de HCD no permite que se altere la secuencia en el ingreso de información, siempre se indexará secuencialmente en caso de haber correcciones o nuevos datos.
Legibilidad: Permitie una fácil y rápida lectura de los datos registrados, generando la posibilidad de expedición de una formulación libre de errores u homónimos.
Duración: Las HCD son perdurables, y no se deterioran con el tiempo.
Garantía: Evita que el personal de salud omita el registro de necesarios en una HC.

PREGUNTAS SOBRE LA INSTALACIÓN DE ODISEA

P: ODISEA corre en todas las versiones de Windows?

R: Odisea corre en cualquier versión de Windows. Sin embargo, versiones anteriores a Windows 7 son consideradas obsoletas en el ámbito de sistemas, por lo tanto se recomiendan equipos con versiones recientes de Windows, específicamente 7, 8 o 10.

P: que capacidad debe tener mi computador para correr ODISEA?

R: los requerimientos mínimos para correr ODISEA son los siguientes:

Procesador: pentium I. Memoria RAM: 2 Gigabytes (4 Gigabytes para montajes en red). Disco Duro Libre: 100 Megabytes mas 10 Kilobytes por cada historia que se tenga. Eso significa que por cada Gigabyte de espacio libre en su computador se puede guardar aproximadamente 100.000 historias clínicas. Adicionalmente, si se anexan imágenes, el espacio ocupado por estas dependerá de su tamaño, su resolución y el formato utilizado para almacenarlas. Cada Gigabyte libre de disco duro permite almacenar aproximadamente 1000 imágenes de muy buena resolución.

P: ODISEA corre sobre computadores Mac?

R: No. Actualmente no existe una versión de ODISEA que corra sobre plataformas Mac. ODISEA solamente funciona sobre computadores que utilicen el sistema operativo Windows. ODISEA puede llegar a funcionar sobre Mac a través de máquinas virtuales o particiones de Windows. Sin embargo, no se garantiza el funcionamiento de ODISEA bajo estas condiciones, y menos aún su funcionamiento en red.

P: Existe versión de ODISEA para Linux?

R: No. ODISEA es una aplicación exclusiva para sistema operativo Windows ®.

P: Luego de instalar ODISEA, al correr el programa sale un aviso que dice "Versión de Demostración". Porqué ocurre eso?

R: Mientras no se proporcione un código de activación adecuado, ODISEA funciona en modo de Demostración. Una vez que el producto es activado con el código de autorización correspondiente a los módulos que se hayan comprado, dicho aviso desaparece. También existe la posibilidad de que cambios de Hardware en el equipo desactiven la licencia al ser interpretados por odisea como un ‘cambio de equipo’. En ese caso debe hacerse la reactivación de la licencia.

P: Puedo copiar ODISEA en otro computador?

R: Dado que las licencias de ODISEA se proporcionan por computador, ODISEA solo funciona en el computador en el que se instale inicialmente. Al copiar la carpeta de ODISEA en otro computador, la aplicación no funcionará correctamente.

P: Puedo instalar ODISEA en otro computador con el instalador que se me proporcionó en el momento de la compra?

R: ODISEA puede instalarse en otros computadores, pero su funcionamiento quedará automáticamente limitado a una versión de demostración. Para activar totalmente la funcionalidad de ODISEA en otro computador, se debe haber adquirido la licencia adicional para dicho computador.

P: Cuales son las limitaciones de la versión de demostración?

R: La versión de demostración es completamente funcional en todos sus módulos, y su única limitación es la de no poder crear mas de 10 historias clínicas, además de no poder enviar ningún reporte a la impresora, pudiendolo visualizar unicamente en pantalla.

P: La versión de demostración de ODISEA se desinstala automáticamente?

R: No, la versión de ODISEA no se desinstala automáticamente. Para desinstalarla, debe hacerlo a través de las facilidades que para tal efecto ofrece Windows en el Panel de Control, por medio de la opción de Quitar o Agregar programas.

P: ODISEA requiere de algún software adicional instalado en el computador?

R: No, ODISEA es un programa totalmente autónomo que solamente requiere del sistema operativo Windows ® para su correcto y total funcionamiento. No se requiere tener instalado ningún software adicional, tal como ambientes de desarrollo o motores de base de datos. Tampoco se requiere ningún componente de Microsoft Office® instalado en el equipo, excepto en el caso en que se deseen ver datos exportados a Excel®.

P: La compra de ODISEA implica el pago de algún tipo de regalías a otros fabricantes de software cuyos productos se hayan utilizado para su creación o se requieran para su funcionamiento?

No. Los componentes y bibliotecas utilizados para el funcionamiento de ODISEA son de libre distribución, y la única licencia requerida ya fue pagada por ODISEA al adquirir la respectiva herramienta de desarrollo.

PREGUNTAS SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE ODISEA EN RED

P: ODISEA puede funcionar en red?

R: Si. ODISEA puede funcionar sobre intranets (redes internas, conectadas normalmente dentro de un mismo recinto). Actualmente no existe una versión de ODISEA que corra sobre Internet, o redes externas.

P: Que se necesita para que ODISEA funcione en red?

R: El funcionamiento en red requiere que los computadores ya estén conectados físicamente en red por medio de cables. Se requiere un enrutador (router) o switch y cables directos UTP hacia los computadores. Para más información consulte a su proveedor de sistemas. Adicionalmente, debe configurarse la conexión de red de Microsoft Windows® entre los computadores y permitir el compartir archivos entre las carpetas de instalación de ODISEA. No es necesario asignarle a las carpetas compartidas una unidad de red. Para mayor información, consulte el manual del producto.

P: Cuantas sesiones de ODISEA se pueden abrir en un mismo equipo?

R: ODISEA no tiene límite en cuanto a la cantidad de sesiones abiertas en un mismo equipo. La limitación la determina la cantidad de memoria RAM que posea dicho equipo, ya que cada sesión abierta y sus respectivas ventanas y datos van ocupando dicha memoria.

P: Cual es la recomendación de velocidad para el funcionamiento en red?

R: La recomendación es utilizar tarjetas de red y enrutadores que soporten 100Mbps o más.

P: Cual es la razón de que no se garantice el funcionamiento de ODISEA en redes inalámbricas?

R: La razón de esto es la gran cantidad de problemas que pueden ofrecer las redes inalámbricas: Redes cercanas, paredes gruesas, estructuras metálicas, cambios de temperatura, cambios de humedad, celulares, equipos de transmisión y recepción cercanos interfieren las transmisiones inalámbricas. A esto se suman riesgos de seguridad debidos al hecho de que la información transmitida en redes inalámbricas puede ser captada por redes o receptores cercanos.

P: Cuantos computadores permite ODISEA en red?

R: ODISEA puede compartir información en red entre un máximo de cinco (5) computadores. Para una cantidad mayor, es necesario un equipo Servidor dedicado, con sistema operativo Windows Server 2008 o superior, y un mínimo de 8 Gigabytes de memoria RAM

P: Con ODISEA en red, porqué debe configurarse en cada equipo el carácter de separación de columnas para exportación a Excel?

R: Esto se debe al hecho de que el carácter de separación que Excel asume para formato CSV depende de la configuración regional y de la configuración de Excel en cada computador.

P: ODISEA debe estarse ejecutando en el equipo Servidor para poderlo utilizar desde los equipos Cliente?

R: No. La única exigencia para utilizar ODISEA desde los equipos Cliente es que el equipo Servidor esté encendido y en red. La configuración de energía del equipo Servidor debe ser tal que dicho equipo nunca entre en modo de suspensión.

PREGUNTAS SOBRE LA CONFIGURACIÓN DE ODISEA

P: Las tarifas en ODISEA son modificables?

R: Por supuesto, los tratamientos y las tarifas que vienen configuradas inicialmente son solo un ejemplo y pueden ser modificadas o reemplazadas por las tarifas actualmente vigentes del consultorio.

P: Puedo tener tarifas normales y preferenciales?

R: Si. ODISEA permite crear una cantidad ilimitada de convenios, cada uno con sus tarifas independientes para cada tratamiento.

P: Que pasa si necesito almacenar en la historia clínica información adicional o diferente a la que me permite actualmente?

R: ODISEA permite crear una cantidad ilimitada de anexos de historia clínica, y dentro de cada uno de ellos se tiene la flexibilidad de crear secciones, cada una con los campos que se deseen, los cuales pueden ser para introducir texto, seleccionar de una lista de opciones, marcar como si o no, indicar fechas en un calendario, etc.

P: Puedo incluir un logo de mi consultorio en mis reportes, o al imprimir una historia o una formulación de medicamentos?

R: Si, ODISEA posee un diseñador de plantillas de impresión a través del cual se puede configurar el formato para cada tipo de impresión generada, los datos que contiene, incluidas imágenes, sus tamaños, tipos de letra, etc.

P: Cuantos convenios distintos puedo registrar?

R: La cantidad de convenios que pueden ser manejados dentro de ODISEA no tiene límite. Cada convenio puede manejar sus propias tarifas.

P: Cuando comienza un nuevo año, hay alguna forma de actualizar rápidamente mis tarifas, incrementándolas en algún porcentaje?

R: Si. ODISEA ofrece la posibilidad de incrementar porcentualmente todas las tarifas de un convenio. También se pueden generar las tarifas de un convenio como un porcentaje de otro, por ejemplo tarifas preferenciales como un ochenta por ciento de las tarifas normales.

PREGUNTAS SOBRE LA FUNCIONALIDAD DE ODISEA

MÓDULO BÁSICO

P: Puedo anexar la foto del paciente a una historia?

R: Si, La foto se anexa en la ventana de edición de datos básicos del paciente, ya sea desde un archivo, o adquirirse a través de una cámara digital, una cámara web o un escáner.

P: Cómo puedo imprimir una historia clínica o parte de ella?

R: Desde la ventana de datos básicos, y a través del botón de imprimir, se pueden seleccionar las partes de la historia clínica que se desean imprimir, incluidos los anexos que se hayan configurado, odontogramas, el plan de tratamiento, la evolución, etc.

P: Puedo incluir mi propio consentimiento informado, tal como acostumbro manejarlo?

R: Si, se pueden crear los consentimientos informados con la redacción que se desee, a través de la opción correspondiente en el menú de configuración, opción convenciones, documentos para el paciente.

P: Si un paciente vuelve después de un largo tiempo y deseo registrar el estado actual de sus dientes sin perder la información anterior, como lo hago?

R: Odisea permite tener varios odontogramas de un mismo paciente, identificados con fecha y doctor que lo realiza. Esto permite registrar los cambios que ha habido en el estado del paciente sin perder la información anterior.

P: Si durante el curso de ejecución de un plan de tratamiento, cambian los procedimientos estimados inicialmente, puedo registrar esos cambios?

R: Si, ODISEA permite modificar, reemplazar o eliminar tratamientos dentro de un plan siempre y cuando estos no se hayan marcado como efectuados aún.

P: Para que son los dibujos de las arcadas que están ubicados al lado derecho de los odontogramas?

R: Los dibujos de las arcadas, cuadrantes y de la cavidad bucal ubicados al lado derecho de los odontogramas son para registrar diagnósticos o tratamientos generales, que se relacionen directamente con una de estas zonas, mas que con un diente específico.

P: Cómo dejo constancia de la aprobación de un paciente al realizar un tratamiento?

R: ODISEA ofrece formas de imprimir los detalles de evolución del paciente para que el paciente pueda firmar su aprobación para cada nuevo procedimiento que se realice. Alternativamente, si se posee el módulo opcional de Firma Sistematizada, el paciente puede registrar su firma directamente en el sistema a través de una tabla digitalizadora o de una pantalla touch.

P: Puedo entregarle al paciente un extracto de los abonos realizados?

R: Si. ODISEA ofrece la posibilidad de imprimir el extracto del paciente, utilizando el botón de imprimir disponible en la parte inferior de la ventana de abonos del paciente. El formato de este extracto se puede personalizar desde el menú de configuración a través de la opción de Plantillas de Impresión.

P: Si modifico las tarifas de los tratamientos, que pasa con los valores de los tratamientos y presupuestos ya existentes de cada paciente?

R: Los tratamientos y presupuestos ya existentes de cada pacientes permanecen inmodificados al cambiar las tarifas actuales, las cuales solo afectan los nuevos presupuestos que se realicen.

P: Puedo realizar descuentos sobre un presupuesto?

R: Si, ODISEA permite realizar descuentos de varias formas sobre un presupuesto: sobre tratamientos individuales, o sobre el valor total, ya sea por valor o por porcentaje.

P: Puedo registrar la evolución de mis pacientes?

R: Si, ODISEA ofrece la posibilidad de registrar la evolución de los pacientes, ya sea de forma manual, o automáticamente a medida que se va registrando el avance en el odontograma de plan de tratamiento

P: que formatos de imagen soporta ODISEA?

R: ODISEA permite anexar imágenes en formatos bmp, jpg o png.

P: cuanto ocupan las imágenes que se anexan a las historias clínicas?

R: depende del formato de las imágenes. Se recomienda utilizar un formato comprimido como el jpg. En todo caso, el tamaño de un archivo de imagen no depende de sus dimensiones, sino del contenido de la imagen. Mientras mas detalles y colores tenga una imagen, mayor será su tamaño de archivo.

P: Como puedo anexar imágenes en ODISEA?

R: En ODISEA se pueden anexar imágenes generales o de un paciente específico por varios medios: Adquiriéndolas directamente a través de cámaras digitales o scanners, cámaras intraorales. En el caso de la foto de identificación de los pacientes, se recomienda el uso de una cámara Web. En el caso de cámaras intraorales, estas deben contar con una interfaz adecuada para ser utilizadas en el computador. Adicionalmente, si las imágenes ya se encuentran digitalizadas en archivos, también pueden ser anexadas dentro de ODISEA.

P: Cómo puede ordenar en ODISEA las fotos de mis pacientes?

R: Además del repositorio de imágenes por paciente que ofrece ODISEA y que es accesible a través del botón con la imagen del ojo en el menú principal, se tiene la posibilidad de organizar las imágenes del paciente en plantillas de fotos, las cuales se pueden configurar a través del diseñador de plantillas de fotos.

P: Que pasa si se daña mi computador? Como puedo evitar perder la información?

R: Para evitar perdidas de información por daño del computador o del sistema operativo (Windows®), se recomienda sacar copias de respaldo por medio de la utilidad disponible en ODISEA para tal efecto. Lo ideal es que sean guardadas en un medio de almacenamiento removible tal como un disco duro externo o una memoria, de manera que no se pierdan en caso de que ocurra un daño o pérdida del computador.

P: Cada cuanto debo sacar copia de respaldo de mis datos?

R: Se recomienda sacar una copia de respaldo de los datos al menos una vez por semana. Lo ideal es hacerlo diariamente si se dispone del tiempo y el personal necesario. Las copias de respaldo deben ser generadas en un medio removible tal como una memoria USB, o un disco duro externo. No se recomienda generar copias de respaldo en el disco duro interno del computador, ya que pueden perderse al sufrir algún daño el computador.

P: Puedo exportar la información de ODISEA a otros programas?

R: Si. ODISEA posee una utilidad de exportación de datos muy flexible, que permite generar archivos de datos exportados en gran variedad de formatos.

P: Puedo enviar emails a mis pacientes a través de ODISEA?

Si. ODISEA posee una utilidad de envío de emails que puede ser utilizada para enviar correos electrónicos no solo a pacientes, sino también a doctores e incluso a terceros tales como proveedores o laboratorios.

P: Luego de imprimir algunas cosas tales como recibos, formulaciones, facturas o registros de evolución, aunque seleccione el botón de cancelar, el registro queda grabado. Porqué ocurre eso?

R: ODISEA graba automáticamente este tipo de documentos al ser impresos por seguridad, para evitar fraudes en el registro de la información. Se asume que el usuario muestra su aceptación de la información al imprimir el documento respectivo.

P: Cómo puedo marcar tratamientos de más de una superficie que tienen tarifas especiales, para que no aparezca el precio registrado por cada superficie sino por el conjunto?

R: Manteniendo la tecla Control (CTRL) mientras se seleccionan las superficies deseadas, se logra que se registre el tratamiento como uno solo para las superficies seleccionadas.

P: Se puede meter la edad directamente en los datos básicos de un paciente, sin tener que registrar la fecha de nacimiento?

R: Sí. ODISEA calcula el año de nacimiento a partir de la edad ingresada. Sin embargo los datos de mes y día de nacimiento quedarán incompletos. Por tal motivo, es recomendable introducit la fecha de nacimiento completa, para que ODISEA calcule la edad a partir de ésta.

P: Que nomenclatura usan los odontogramas en ODISEA?

R: ODISEA usa la Nomenclatura sistema digito 2 de la FDI, en la cual a cada diente se le asigna un código de dos dígitos, y las decenas del código indican a que cuadrante pertenece el diente, así como si es temporal o permanente.

P: Como puedo registrar en el odontograma una prótesis que consta de varios dientes?

R: Lo puede hacer de dos maneras, dependiendo de como quiera que quede registrado el precio, si por diente o como un solo valor total. Si quiere que el precio de la prótesis quede registrado por diente, debe ser coherente con esto, y configurar un valor por diente, para poder aplicarlo a cada uno de los dientes que conforman la prótesis en el odontograma. De esta forma, la funcionalidad de presupuesto sumará automáticamente dichos valores para obtener el precio total de la prótesis. Si por el contrario, desea registrar la prótesis como un procedimiento con un valor único, debe configurarla así en la opción de configuración de precios, y registrarla en el plan de tratamiento del paciente como un procedimiento general, utilizando la sección ubicada a la derecha del odontograma, la cual permite registrar tratamientos por cuadrante (1X, 2X, 3X, 4X), por arcada (AS, AI), de la cavidad bucal (CB) o generales (G).

P: Puedo tomar fotos directamente en tiempo real desde mi cámara digital hacia odisea?

R: En la mayoría de las cámaras digitales esto no es posible ya que las funciones de Toma de fotos y de Transferencia hacia el computador son mutuamente excluyentes, lo cual significa que no se pueden ejecutar al tiempo. Se están tomando fotos o se están transfiriendo, pero no ambas cosas a la vez.

P: Es posible Escanear una radiografía por medio de ODISEA?

R: ODISEA permite la adquisición de imágenes desde cualquier tipo de dispositivos, incluidos SCANNERS. Sin embargo, en el caso de las radiografías, para lograr una adecuada luminosidad y contraste de la imagen, es necesario que el SCANNER tenga la capacidad de adquirir diapositivas. De lo contrario la imagen adquirida quedará muy oscura. Alternativamente se recomienda la adquisición de la imagen radiográfica por medio de una cámara digital, y un montaje adecuado en un negatoscopio que evite errores de paralaje.

P: Puedo registrar mis trabajos de laboratorio en ODISEA?

R: Si. En el menú ‘Laboratorios’ se dispone de una opción que permite registrar todos los datos correspondientes a los trabajos de laboratorio, incluidos sus pagos.

P: El paciente me paga con un cheque posfechado. Cómo debo hacer el registro en ODISEA?

R: Para registrar cheques posfechados, se recomienda registrar el abono con fecha futura, y sin cancelar, y cuando el pago del cheque se haga efectivo, marcarlo como cancelado.

P: Puedo registrar abonos de un paciente sin que tenga plan de tratamiento?

R: Si. Algunos usuarios utilizan ODISEA para llevar sus cuentas, sin registrar la parte clínica. Sin embargo, ODISEA no podrá calcular ningún dato de saldo del paciente.

P: Puedo indicar a que tratamientos de su plan está abonando un paciente con un pago?

R: Si. Se puede indicar a que tratamientos específicamente se está abonando, y el abono puede ser por el valor total de los tratamientos o por un valor diferente.

P: Puedo imprimir la formulación de medicamentos en las hojas que ya tengo para tal efecto?

R: Si. El diseñador de plantillas de impresión permite configurar el formato de las formulaciones de forma que coincida con los preimpresos que un usuario pueda ya tener.

P: Puedo imprimirle un recibo a los pacientes que me hacen abonos?

R: Si. Se pueden imprimir recibos de los abonos realizados por los pacientes, y además el diseño de estos recibos puede ser configurado por el usuario a través del diseñador de plantillas de impresión.

P: Cómo puedo registrar diagnósticos y tratamientos en las superficies incisales de los dientes anteriores?

R: Las superficies incisales de los dientes anteriores simplemente corresponden a las superficies oclusales, ya que con ellas se realiza la oclusión.

P: Que reportes ofrece ODISEA?

R: ODISEA ofrece entre otros los siguientes reportes:

Reporte de pacientes en deuda.
Reporte estadístico de tratamientos realizados.
Reporte estadístico de diagnósticos.
Consolidado de abonos por fecha.
Consolidado de tratamientos por fecha.
Reporte de tratamientos realizados por especialidad
Aviso de cumpleaños diarios.
Estadísticas de pacientes por edad, sexo, grupo sanguíneo, convenio, doctor, categoría, origen, empresa, ocupación, referido, ciudad, barrio.
Ingresos por doctor.
Deuda de pacientes.
Deuda con proveedores.
Vencimiento de cuotas de pacientes.
Vencimiento de cuotas de proveedores.
Alarmas de Inventario
Vencimiento de insumos y medicamentos.
Reporte de Ingresos y Egresos.

La disponibilidad de estos reportes depende de los módulos adquiridos.

P: Se puede armar plan de tratamiento a un paciente sin registrarle diagnosticos?

R: Si.

P: Se pueden registrar pagos de un paciente sin registrar evoluciones?

R: Si.

P: Se pueden mezclar tarifas de varios convenios en un mismo plan de tratamiento de un paciente?

R: Si.

P: En un mismo plan puedo mezclar tarifas de dos convenios?

R: Si. ODISEA permite mezclar tarifas de varios convenios en el plan de tratamiento de un paciente.

P: En qué consisten los terceros?

R: El concepto de terceros es ampliamente conocido y manejado en la teoría contable y se refiere a todas aquellas personas con las que la clínica o consultorio realiza transacciones comerciales. Esto incluye, sin limitarse a: Empleados, Pacientes, Laboratorios, Proveedores, Profesionales externos.

P: Que formatos de video soporta ODISEA?

R: ODISEA permite la visualización de videos en formato AVI (Audio & Video Entrelazado) que no tengan ningún tipo de codificación o compresión aplicada.

P: Porqué en las ventanas de datos del paciente no hay botón explícitamente de guardar sino solo de cerrar?

R: Esto se debe a que ODISEA guarda automáticamente los datos cuando se cierra una de dichas ventanas, pero también al cambiar de ventana, de paciente, o al salir del programa. Por esta razón los botones de dichas ventanas dicen ‘Cerrar’ y no ‘Guardar’, pues esto llevaría a pensar que son la única forma de guardar la información, lo cual no es correcto.

P: Cómo se cierra la historia actual?

R: El único momento en que ODISEA no tiene una historia abierta es al momento de iniciar sesión. En cuanto se accede a una historia, esta permanece abierta hasta tanto no se abra una historia diferente. En ese sentido, ODISEA funciona como un televisor, en el cual simplemente se cambia de canal, pero no queda en ningún momento ‘sin’ Canal.

P: Es posible desde ODISEA abrir un cajón monedero al momento de generar un recibo?

R: Los cajones monederos están diseñados para abrirse a partir de un impulso eléctrico que activa un solenoide. Este tipo de señal no puede ser generada directamente desde un computador. Usualmente esta señal es generada desde la impresora utilizada para generar el recibo. La generación de dicha señal por parte de la impresora, puede ser controlada desde el computador a través de una secuencia de escape. Las secuencias de escape son códigos especiales que se envían a la impresora junto con los datos de la factura. ODISEA puede ser adaptado para la generación de dichos caracteres de escape en caso de ser requeridos, pero generalmente esta configuración se hace directamente en las propiedades de la impresora en Windows®.

P: Cómo puedo revisar los datos contenidos en una copia de respaldo?

R: Dado que una copia de respaldo de ODISEA es simplemente un archivo comprimido en formato .zip, para revisar sus datos basta con descomprimir dicho archivo en una carpeta nueva, y dentro de los archivos extraídos, buscar el ejecutable de ODISEA (el cual se reconoce por el icono de la muelita) y correrlo. La descompresión debe hacerse en un computador en el que se haya hecho previamente una instalación de ODISEA. De lo contrario, la aplicación no funcionará.

AGENDA DE CITAS

P: Porque se tiene la agenda de citas aparte en ODISEA? No debería estar en el módulo básico?

R: La agenda de citas es un módulo aparte en ODISEA porque existen muchos usuarios que prefieren seguir manejando sus citas en agendas impresas, y que no desean tener que pagar por algo que no utilizan.

P: Un usuario que no sea doctor puede tener una agenda?

R: Sí, por ejemplo, El administrador de una clínica puede tener su propia agenda para registrar diligencias pendientes, citas con proveedores, contador, etc. Una auxiliar puede tener agenda registrar diligencias de laboratorio, etc.

P: Como se pueden ver inmediatamente las citas pasadas y futuras de un paciente?

R: Se abre la historia del paciente y se va directamente a la agenda de citas. En la lista ubicada en la parte izquierda de la ventana se podrán observar las citas tanto pasadas como futuras del paciente actual.

ORTODONCIA

P: Que cefalometrías ofrece ODISEA?

R: ODISEA viene por defecto con algunas de las cefalometrías mas comunes ya configuradas: Steiner, McNamara, Ricketts, etc. Ademas de éstas, el usuario puede crear sus propias cefalometrías personalizadas, partiendo de los puntos y planos predefinidos, o definiendo los puntos y/o planos adicionales que necesite el análisis.

P: El análisis de modelos en el módulo de ortodoncia permite hacer algún análisis directamente sobre fotografías de los modelos?

R: No. Está demostrado que los análisis de modelos no son confiables en dos dimensiones ya que se pierde la información de la tercera dimensión, por lo cual las medidas de mesial a distal de cada diente no necesariamente corresponden a las reales, sino que son solo una proyección bidimensional. Lo recomendable es siempre hacer las medidas directamente sobre los modelos y luego ingresarlas en ODISEA para que el programa realice los cálculos automáticos.

P: Puedo grabar los resultados de una cefalometría para su entrega en un CD?

Sí. Se pueden grabar tanto los resultados del análisis cefalométrico como la imagen del trazado por medio de las utilidades de impresión disponibles en el menú de imagen de la ventana de Cefalometría, y Salvando imagen y analisis desde la vista previa de la impresión. Posteriormente se puede utilizar cualquier software de quemado para la grabación de estos archivos en CD.

P: Cómo se garantiza la veracidad en las medidas de distancia al hacer una cefalometría?

R: ODISEA posee una utilidad de calibración que debe ser aplicada a cada imagen que se vaya a utilizar como base de una cefalometría. La utilidad de calibración consiste en ubicar una distancia real conocida sobre la imagen (radiografía o calco) e informarle a ODISEA cual es su valor, con el fin de que ODISEA pueda determinar la escala de la imagen, y calcular adecuadamente las distancias.

P: Cómo se garantiza la veracidad en las medidas de ángulo al hacer una cefalometría?

R: Una medida de ángulo sobre una imagen es independiente de su escala y se mantiene invariable siempre que la relación ancho-alto de la imagen se conserve al variar el tamaño de la imagen. Las utilidades de escalización disponibles en ODISEA garantizan eso.

DISEÑO DE SONRISA

P: El módulo de Diseño de Sonrisa es el mismo Photoshop?

R: No. El módulo de Diseño de Sonrisa es similar en algunos aspectos al Photoshop, pero es desarrollado enteramente por ODISEA, y su objetivo es ofrecer a los usuarios una herramienta mucho mas sencilla, amigable y barata que el Photoshop, además 100% legal.

FINANZAS

P: Puedo registrar los gastos de mi consultorio?

R: Si posee el módulo financiero, puede registrar tanto los ingresos como los gastos del consultorio o clínica.

P: Porqué los pacientes aparecen también en la configuración de terceros?

R: Esto ocurre cuando a un paciente se le genera una factura. ODISEA crea al paciente automáticamente como tercero para poderlo manejar a través del módulo financiero y generarle facturas.

P: Cuales son los requisitos de facturación por computador?

R: Se transcribe a continuación el texto literal del estatuto tributario:

“ARTICULO 617. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. El nuevo texto es el siguiente:> Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria.”

P: La facturación impresa desde ODISEA sobre facturas preimpresas se considera facturación por computador?

R: No. Para que la facturación se considere hecha por computador, el software que imprime la factura debe ser también quien imprime el consecutivo de la factura. Solo cuando la plantilla de impresión para facturas en ODISEA se configura para que imprima absolutamente todos los datos de la factura, se considera facturación por computador.

INVENTARIO

P: Cómo puedo ingresar mis datos de inventario inicial a ODISEA?

R: Ingresar los datos de inventario inicial requiere de tres pasos.

Crear las categorías en que se desean organizar los insumos, medicamentos, dispositivos, instrumental, etc.
Crear los productos que se desean manejar en el inventario, indicando para cada uno al menos el nombre, la descripción, la marca, la categoría, las unidades de consumo, y la cantidad mínima deseada.
Registrar la cantidad inicial de cada producto, bien sea entrando al kardex de cada producto, o simultáneamente por medio de un ajuste de inventario.

P: ODISEA permite llevar inventario valorizado?

R: No, ODISEA solo permite llevar inventario de existencias. Los precios de entrada de los artículos pueden ser registrados pero solamente a nivel informativo.

RIPS

P: Que son los RIPS?

R: Los RIPS son los Reportes Individuales de Prestación de Servicios que cada Doctor o IPS debe presentar ante la Secretaria de Salud o ante la Entidad que contrata sus servicios. Son un grupo de archivos planos cuya estructura debe cumplir con las exigencias de la resolución 3374 de 2000, y las leyes que la hayan modificado o complementado desde entonces.

P: Al generar los RIPS, aparece un mensaje que dice ‘Falta al menos un número de factura’ Porqué ocurre esto?

R: Esto se debe a que, cuando se atienden pacientes particulares, en la cuenta de cada paciente se debe indicar el número de factura, cuenta de cobro o recibo asociado, de acuerdo con los requerimientos de la Secretaría Distrital de Salud. Por el contrario, cuando el reporte es a una entidad administradora de planes de beneficios (EAPB), el número de factura que interesa es aquel con el cual el prestador de servicios de salud le está cobrando sus servicios a dicha entidad.

P: Los RIPS son las planillas que lleno periódicamente para entregarlas a la persona que me genera los archivos?

R: No. Las planillas que solicitan y recogen las personas que prestan este tipo de servicio solamente son un documento auxiliar que ellos necesitan para la construcción de los archivos requeridos por la Secretaría de Salud. Los RIPS son los archivos descritos en la resolución 3374 de 2000 y las posteriores que la complementen. Ya que ODISEA realiza la generación de archivos planos finales, directamente a partir de la información registrada en los planes de tratamiento y los datos de los pacientes, no necesita estas planillas auxiliares.

P: Se pueden generar RIPS de medicamentos?

R: No. Actualmente en ODISEA solo se pueden generar RIPS de procedimientos, consultas y urgencias.

P: Porqué no se pueden usar directamente los códigos RIPS en los diagnósticos y Tratamientos?

R: Si se puede, sin embargo, para dar más flexibilidad al usuario, ODISEA maneja una equivalencia de códigos RIPS que son independientes de los códigos de diagnósticos y tratamientos y que solo se utilizan al momento de generar RIPS. Se da frecuentemente el caso de que un código RIPS es demasiado general y se puede aplicar a varios diagnósticos o tratamientos. Para poder mantener la especificidad indispensable en el registro de diagnósticos y tratamientos odontológicos, se requiere la capacidad de tener una codificación más detallada que la que ofrecen los RIPS.

En todo caso, si el usuario lo desea, puede hacer coincidir la codificación interna de tratamientos con los CUPs, o la codificación interna de los diagnósticos con la codificación CIE.

MODULO FIRMAS

P: Cómo se pueden firmar las evoluciones en el modulo de endodoncia?

R: Si desea firmar evoluciones de endodoncia, regístrelas en la opción de evoluciones disponible en el modulo básico.

P: Cómo evita ODISEA que una firma se utilice fraudulentamente?

R: ODISEA ofrece las siguientes características de seguridad en el manejo de las firmas digitalizadas:

Odisea no permite funcionalidades tales como 'copiar', 'cortar' o 'pegar' ninguna firma adquirida con anterioridad.
Cada firma que se almacena en el sistema debe ser ingresada adecuadamente a través de una tableta digitalizadora o tablet pc.
Todas las pantallas de adquisición y visualización de firmas poseen una marca de agua en el fondo. Esta marca de agua es el logo de ODISEA, y esto hace virtualmente imposible la extracción directa de dicha firma a partir de una captura de pantalla, que sería la única forma posible en que esta información puede ser obtenida de ODISEA. La marca de agua en el fondo, permite identificar las firmas como registradas dentro de la aplicación.

P: Cuál es la diferencia entre una firma digital y una firma digitalizada

R: Son dos conceptos totalmente diferentes. Una firma digital no corresponde a los trazos característicos que realiza la persona con un bolígrafo o lapicero para identificarse en un documento escrito, sino que es un código que lo identifica ante el estado y que puede adjuntarse a sus documentos electrónicos para identificarlo como su respectivo dueño. Una firma digitalizada es simplemente una forma de almacenar en un medio electromagnético u óptico los trazos característicos que realiza la persona con un bolígrafo o lapicero para identificarse, de manera que dicha firma pueda visualizarse y/o imprimirse en el caso en que se requiera.